ΠΕΠ ΕΣΠΑ Β’ Κύκλος


ΟΔΗΓΙΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ


ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ


1.    ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ

Η  επιχείρηση  έχει  την  υποχρέωση  να  καταχωρεί  τα  νόµιµα παραστατικά στα βιβλία της σύμφωνα με τα οριζόμενα στον ΚΦΑΣ
 
1.1  ΒΙΒΛΙΑ Β’ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ
 
• Αντίγραφο βιβλίου εσόδων - εξόδων για τις δαπάνες του έργο µε σφραγίδα και 
υπογραφή της επιχείρησης και του λογιστή. 
• Κατάσταση παγίων µε σφραγίδα και υπογραφή επιχείρησης και λογιστή.
 
1.2  ΒΙΒΛΙΑ Γ’ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ 

• Ηµερολογιακές  εγγραφές  παραστατικών  δαπανών  και  εξοφλήσεων  µε 
σφραγίδα και υπογραφή της επιχείρησης και του λογιστή.
• Καταχώριση δαπανών στα αναλυτικά καθολικά των οικείων λογαριασµών (π.χ. 
προµηθευτών, παγίων, ταµείου κλπ.) 
• Καρτέλα προµηθευτή µε σφραγίδα και υπογραφή επιχείρησης και λογιστή. 
• Μητρώο παγίων 

Οι  επιχειρήσεις  πρέπει  να  εγγράψουν  τα  πάγια  στοιχεία της  επένδυσής τους (εξοπλισμός, κτιριακές επεμβάσεις όπου απαιτείται, δαπάνες τεχνογνωσίας, λογισμικά) στο βιβλίο-μητρώο παγίων (κατά τα προβλεπόμενα και από τον ΚΦΑΣ).

2.  ΕΞΟΦΛΗΣΕΙΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ 

2.1 Τιµολόγια  αξίας  έως τριών  χιλιάδων  (3.000)  Ευρώ  (µε  ΦΠΑ),  δύναται να εξοφλούνται με μετρητά απευθείας στον προμηθευτή. 
• Απόδειξη είσπραξης ή/και βεβαίωση εξόφλησης προµηθευτή 
ΠροσοχήΑπαγορεύεται  η  κατάτµηση  δαπάνης σε  ποσά  κάτω  των  3.000  Ευρώ προκειµένου να γίνει η εξόφληση µε µετρητά. ∆ηλαδή, αν σε έναν προµηθευτή έχουµε συναλλαγές  5.000  Ευρώ  δεν  µπορούµε  να  πληρώσουµε µε  µετρητά  σε δύο  δόσεις 2.000 Ευρώ και 3.000 Ευρώ ακόµη και αν εκδοθούν δύο τιµολόγια αλλά η πληρωµή πρέπει να γίνει µέσω τραπέζης.

2.2 Τιµολόγια  αξίας  άνω  των  τριών  χιλιάδων (3.000)  ευρώ  (µε  ΦΠΑ), εξοφλούνται µέσω εταιρικών τραπεζικών λογαριασµών ή επιταγών, ως εξής: 

•  Έκδοση  επιταγής  από  τον  εταιρικό  λογαριασµό  του  λήπτη  της  ενίσχυσης (δικαιούχου)  προς  τον  προµηθευτή.  ∆εν  γίνονται  αποδεκτές  εξοφλήσεις  µε επιταγές πελατείας
i.  Έντυπα  κίνησης  επαγγελµατικών  τραπεζικών  λογαριασµών  (extrait) του  λήπτη της ενίσχυσης ή αντίγραφα σφραγισµένα και υπογεγραµµένα από την τράπεζα
ii.  φωτοαντίγραφο του σώµατος της επιταγής και 
iii.  εξοφλητική απόδειξη είσπραξης του προµηθευτή 

•  Κατάθεση µετρητών στον τραπεζικό λογαριασµό του προµηθευτή
i.  καταθετήριο  τράπεζας  όπου  φαίνονται:  ο  δικαιούχος  του  λογαριασµού (προµηθευτής),  ο  καταθέτης,  καθώς  και  τα  στοιχεία  του  εξοφλούµενου παραστατικού.  Προσοχή: Ως καταθέτης πρέπει να εµφανίζεται η επιχείρηση (ο επιχειρηµατίας ή υπάλληλος)
ii.  απόδειξη είσπραξης του προµηθευτή 

•  Χρήση ηλεκτρονικών τραπεζικών συναλλαγών 
i.  έντυπο κίνησης του τραπεζικού εταιρικού λογαριασµού (extrait) ή αντίγραφο σφραγισµένο και υπογεγραµµένο από την τράπεζα
ii.  αντίγραφο ηλεκτρονικής συναλλαγής που φαίνεται ο προµηθευτής, ο καταθέτης, καθώς και τα στοιχεία του εξοφλούµενου παραστατικού. 
iii.  απόδειξη είσπραξης του προµηθευτή 

•  Εξόφληση µέσω εταιρικής πιστωτικής κάρτας 
i.  λογαριασµός  χρεώσεων  κάρτας  όπου  φαίνεται  αναλυτικά  η  χρέωση για την εξόφληση της συγκεκριµένης δαπάνης 
ii.  απόδειξη είσπραξης του προµηθευτή 
iii.  έντυπο  κίνησης  τραπεζικού  εταιρικού  λογαριασµού  (extrait)  που  εξοφλείται  η πιστωτική κάρτα σφραγισµένο και υπογεγραµµένο από την τράπεζα.


ΦΥΣΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ


1.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΚΤΙΡΙΑΚΩΝ ΕΠΕΜΒΑΣΕΩΝ

• Τιµολόγια, δελτία αποστολής (και στις περιπτώσεις αυτεπιστασίας), ΤΠΥ. 
•  Οικοδοµική  άδεια  µε  συνηµµένα  σχέδια  ή όποια  έγκριση  εργασιών απαιτείται από  τις  πολεοδοµικές  διατάξεις  για  τις  εργασίες  ή  νόµιµη  απαλλαγή  από Πολεοδοµία 
• Αντίγραφο τίτλου ιδιοκτησίας και µεταγραφή στο Υποθηκοφυλακείο -Κτηµατολόγιο. Σε περίπτωση µισθωµένου χώρου, µισθωτήριο συµβόλαιο ή σύσταση επικαρπίας ή  παραχώρηση  χρήσης  τουλάχιστον  8  ετών  από  την  ηµέρα  έκδοσης  της Απόφασης Ένταξης. Για ανέγερση κτιρίου, µισθωτήριο συµβόλαιο τουλάχιστον 15 ετών  από  την  έκδοση  Απόφασης  Ένταξης  του  έργου.  Τα  ανωτέρω  πρέπει  να έχουν κατατεθεί στην αρµόδια ∆.Ο.Υ.
• Συµβάσεις µε προµηθευτές – εργολάβους θεωρηµένες από ∆ΟΥ. 
• Τεχνική έκθεση µε περιγραφή των εργασιών, επιµετρήσεις και ανάλυση κόστους εργασιών του προµηθευτή. 
• Φωτογραφίες πριν και µετά τις εργασίες που έλαβαν χώρα.

2.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 

• Τιµολόγια, ∆ελτία αποστολής, παραστατικά αγοράς, εγκατάστασης και µεταφοράς του εξοπλισµού. 
• Proforma  invoice  (προτιµολόγιο),  σε  περίπτωση  προµήθειας  εξοπλισµού  από  το εξωτερικό. 
• CMR, Packing List, Bill of Landingκαι οποιοδήποτε άλλο παραστατικό µεταφοράς απαιτείται, σε περίπτωση προµήθειας του από το εξωτερικό. 
• Απαλλακτικό ΦΠΑ για τις περιπτώσεις απαλλαγής. 
• Βεβαίωση  προµηθευτή  για  το  καινουργές,  αµεταχείριστο  και  περί  µη 
παρακράτησης κυριότητας µε αναφορά στο serial number και έτος κατασκευής. 
• Αντίγραφο  πιστοποιητικού  CE  ή  δήλωση  συµµόρφωσης  για  µηχανήµατα. 
Επιπλέον  και  στις  περιπτώσεις  ιδιοκατασκευής,  απαιτείται τεχνικός  φάκελος  και πλήρης ανάλυση κόστους. 
•  ∆εν είναι επιλέξιµη η χρήση του Leasing για την αγορά των παγίων εκτός αν µε την ολοκλήρωση της επένδυσης, η κυριότητα περιέλθει στην επιχείρηση. Απαιτείται η προσκόµιση αντιγράφου της σύµβασης Leasing. 

3.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΩΝ ΜΕΣΩΝ 

• Τιµολόγια αγοράς, δελτία αποστολής, εξοφλητικές αποδείξεις κλπ. 
• Αντίγραφο άδειας πρώτης κυκλοφορίας µε απαιτούµενες σφραγίδες και θεωρήσεις όπου να τεκµαίρεται η επαγγελµατική χρήση του µεταφορικού µέσου. 
• Βεβαίωση  προµηθευτή  για  το  καινούργιες,  αµεταχείριστο  και  περί  µη 
παρακράτησης κυριότητας του µεταφορικού µέσου. 

4.  ∆ΑΠΑΝΕΣ  ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ  ΚΑΙ  ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΚΑΙ ΕΞΟΙΚΟΝΟΜΗΣΗΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ 

• Τιµολόγια, ΤΠΥ, ΑΠΥ, σχετικά παραστατικά. 
• Σύµβαση αυτόνοµου παραγωγού/αυτοπαραγωγού για συστήµατα ΑΠΕ 
• Μελέτες  εγκατάστασης-λειτουργίας  συστηµάτων  ΑΠΕ  βάσει  ισχύουσας νοµοθεσίας. 

5.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΑΠΟΚΤΗΣΗΣ ∆ΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΧΡΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ 

• Τιµολόγια, ΤΠΥ, κλπ. παραστατικά αγοράς και µεταφοράς τεχνογνωσίας. 
• Θεωρηµένες από την αρµόδια ∆ΟΥ συµβάσεις µε τους προµηθευτές.
• Έκθεση αναφοράς τεχνογνωσίας που αποκτήθηκε και αποτελέσµατα εφαρµογής 
• Τυχόν άδειες χρήσης/εκµετάλλευσης. 

6.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ∆ΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 

• Τιµολόγια, ΤΠΥ, ΑΠΥ, λοιπά παραστατικά. 
• Αντίγραφο µελετών και εγχειριδίων (για συστήµατα διασφάλισης ποιότητας). 
• Αντίγραφο πιστοποιητικού από διαπιστευµένο φορέα. 
• Θεωρηµένες από ∆ΟΥ συµβάσεις για µελέτη και σύνταξη εγχειριδίων ανάπτυξης 
και εφαρµογή συστηµάτων διασφάλισης ποιότητας. 

7.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ 

• Τιµολόγια,  ∆ελτία  αποστολής  (όπου  αυτά  απαιτούνται),  ΤΠΥ,  κλπ.  παραστατικά αγοράς, παραµετροποίησης, εγκατάστασης και εκπαίδευσης. 
• Απαλλακτικό ΦΠΑ για τις περιπτώσεις απαλλαγής. 
• Άδειες χρήσης λογισµικού (και για λογισµικά όπως τα Windows) ή  οι αντίστοιχες βεβαιώσεις των κατασκευαστών για την άδεια χρήσης. 
• Ανάλυση  κόστους  για  µη  τυποποιηµένα  λογισµικά  ή  ανάπτυξη  εφαρµογών (προµήθεια,  παραµετροποίηση,  εγκατάσταση  και  εκπαίδευσης),  φύλλα  τεχνικής εκπαίδευσης. Για την παραµετροποίηση, τεχνική έκθεση περιγραφής εργασιών. 

8.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΩΘΗΣΗΣ 

• Τιµολόγια, ∆ελτία Αποστολής, ΤΠΥ, ΑΠΥ, για δαπάνες προβολής - προώθησης. 
•  Συµµετοχή σε έκθεση
• Κατάλογος  εκθετών,  φωτογραφικό  υλικό,  βεβαίωση  συµµετοχής  από 
διοργανωτή όπου αναφέρεται ότι ο δικαιούχος συµµετέχει για πρώτη φορά. 
• Παραστατικά  µεταφοράς  και  ασφάλισης  εκθεσιακού  υλικού  (δελτία  αποστολής εκθεµάτων, παραστατικά µεταφορικής εταιρείας). 
•  ∆ιαφηµιστικά έντυπα και λοιπό πληροφοριακό υλικό
• ∆είγµατα των διαφηµιστικών εντύπων και του λοιπού πληροφοριακού υλικού.
• Θεωρηµένες  από  την  αρµόδια  ∆ΟΥ  συµβάσεις  για  το  σχεδιασµό  των 
διαφηµιστικών εντύπων και του λοιπού πληροφοριακού υλικού, εφόσον αιτείται 
η εν λόγω δαπάνη. 
•  Κατασκευή διαδικτυακού τόπου (ιστοσελίδας):
• Βεβαίωση προµηθευτή για κατασκευή νέου διαδικτυακού τόπου και όχι αναβάθµιση. 
• Εκτυπώσεις της νέας ιστοσελίδας. 
• Θεωρηµένες από την αρµόδια ∆ΟΥ συµβάσεις. 
• Ανάλυση κόστους των εκτελεσθέντων εργασιών. 
•  ∆απάνες διαφηµιστικής καταχώρησης σε ηλεκτρονική µορφή
• Εκτυπώσεις των διαφηµιστικών καταχωρήσεων. 

9.  ∆ΑΠΑΝΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ & ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 

• Τιµολόγια, ΤΠΥ, ΑΠΥ, κλπ. παραστατικά συµβουλευτικών υπηρεσιών 
• Θεωρηµένες από την αρµόδια ∆ΟΥ συµβάσεις. 
• Αντίγραφο µελετών και ερευνών κάθε µορφής 

ΝΟΜΙΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ

Οι  επιχειρήσεις  που  συµµετέχουν  στο  πρόγραµµα  θα  πρέπει  να  διαθέτουν τα απαραίτητα  νοµιµοποιητικά  έγγραφα  τα  οποία  τεκµηριώνουν  την νόµιµη λειτουργία της όπως: 
• Άδεια  λειτουργίας  εν  ισχύ  ή  πρωτόκολλο  κατάθεσης  πλήρους  φακέλου στην αρµόδια υπηρεσία ή απαλλακτικό. 
• Πιστοποιητικό πυροσπροστασίας 
• Έγκριση περιβαλλοντικών όρων 
• Πιστοποιητικό  εγγραφής  στα  αρµόδιο  επιµελητήριο  (για  τις  επιχειρήσεις  για  τις οποίες δεν απαιτείται η έκδοση άδειας λειτουργίας) 

ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ∆ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ

Η επιχείρηση για τρία (3) χρόνια µετά από την ηµεροµηνία ολοκλήρωσης του έργου πρέπει: 
• Να µη διακόπτουν την παραγωγική δραστηριότητα της επένδυσης 
• Να µην παύσουν τη λειτουργία της επιχείρησης
• Να µη µεταβιβάζουν για οποιοδήποτε λόγο πάγια περιουσιακά στοιχεία που έχουν ενισχυθεί,  εκτός  εάν  αυτά  αντικατασταθούν  από  άλλα  (όµοιας  ή  καλύτερης τεχνολογίας) κυριότητας του φορέα και ανάλογης αξίας. 

∆ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

Με την ολοκλήρωση της πιστοποίησης του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου και για την καταβολή της επιχορήγησης απαιτούνται: 
• Αποδεικτικό  φορολογικής  ενηµερότητας  και  Αποδεικτικό  ασφαλιστικής 
ενηµερότητας  ή  Βεβαίωση  παρακράτησης  (απόδοσης)  φόρων  και ασφαλιστικών εισφορών. 
• Σύµβαση εκχώρησης επιχορήγησης µε τράπεζα ή άλλο πιστωτικό ίδρυµα, εφόσον έχει γίνει εκχώρηση 
• Πρακτικό όπου δηλώνεται ότι δεν έχει εκχωρηθεί η επιχορήγηση, εφόσον δεν έχει γίνει εκχώρηση. 
• Πρακτικό ∆.Σ. για Α.Ε. 
• Πρακτικό Γ.Σ. για Ε.Π.Ε. 
• Τυχόν τροποποιήσεις του καταστατικού σύστασης της εταιρίας και ΦΕΚ 
• Βεβαίωση  της  οικείας  Περιφέρειας  περί  µη  περαιτέρω  τροποποίησης  του καταστατικού
• Πιστοποιητικό µη πτώχευσης και µη αίτησης για πτώχευση 
• Πιστοποιητικό µη θέσης σε εκκαθάριση 
• Πιστοποιητικό µη θέσης σε αναγκαστική διαχείριση 
• Για ορισµό εκπροσώπου για είσπραξη χρηµάτων, εφόσον δεν έχει γίνει εκχώρηση. 
• Πρακτικό ∆.Σ. για Α.Ε 
• Πρακτικό Γ.Σ. στις Ε.Π.Ε. 
• Μετοχική σύνθεση και σύνθεση του ∆.Σ. 
• Αθεώρητο τιµολόγιο επιχορηγήσεων § 3 του άρθρου 12 του Π∆ 186/26-5-92)
• Απόδειξη  παραλαβής  της  επιταγής  εφόσον  η  πληρωµή  γίνεται  µε  επιταγή  ή απόδειξη είσπραξης αν γίνει απευθείας κατάθεση στον λογαριασµό του δικαιούχου. 
• Στην  περίπτωση  καταβολής  προκαταβολής,  πέραν  των  ανωτέρω  αιτείται  η υποβολή  ισόποσης  Εγγυητικής  Επιστολής  καθώς  και  η  προσκόµιση νοµιµοποιητικών εγγράφων όσον αφορά στην εγκεκριµένη θέση εγκατάστασης της επένδυσης (πχ Συµβόλαιο Ιδιοκτησίας, Μισθωτήριο κλπ). 
• Άδεια  λειτουργίας  της  µονάδας  εν  ισχύ  ή  απαλλαγής  όπου  απαιτείται  που  να περιλαµβάνει  τον  εξοπλισµό  που  προµηθεύτηκε  η  επιχείρηση  στο  πλαίσιο υλοποίησης του έργου της (στην ολοκλήρωση)